Hoe lever ik de pensioengegevens aan?

Voor de administratie van Pensioenfonds Rail & Openbaar Vervoer is het van belang dat u de pensioengegevens maandelijks aanlevert. Alleen dan kunnen wij uw medewerkers periodiek informeren over hun pensioenrechten. Welke gegevens hebben wij voor de pensioenopbouw nodig, hoe levert u ze aan, en wat gebeurt er als u in gebreke blijft?


Hoe levert u de werknemersgegevens aan?

Dit kan uitsluitend volgens het door het fonds vastgestelde format. Heeft u hulp nodig bij het aanleveren van de gegevens? Dan helpen wij u graag. 

Gegevens uitwisselen

Voor het veilig uitwisselen van bestanden tussen uw onderneming en Rail & OV kunt u gebruik maken van het programma mSafe. Vanaf donderdag 17 december 2020 is de nieuwste versie van mSafe voor u beschikbaar.

In deze versie zitten de updates die nodig zijn om aan de laatste veiligheidseisen te voldoen. Ook heeft het programma een modern jasje gekregen. Hiermee wordt de “look & feel” verbeterd. De functionaliteiten zijn gelijk gebleven. De personeelsfunctionarissen en salarisadministrateurs die gebruik maken van mSafe worden persoonlijk geïnformeerd over de nieuwe mSafe versie. Wij kunnen ons voorstellen dat u moet wennen aan de nieuwe schermen. In dit document leest u meer over mSafe.

Maakt u gebruik van een “eigen” programma om bestanden veilig met Rail & OV uit te wisselen dan kunt u dat uiteraard blijven gebruiken.

Waarom is een jaarlijkse Verklaring over de gegevenslevering van belang?

Werkgevers met Regeling (voormalig SPF) variant A of variant C verklaren jaarlijks dat de geleverde gegevens over het voorgaande kalenderjaar correct en volledig zijn geweest. Dit doet u door het formulier 'Verklaring over de gegevenslevering' in te vullen en deze vóór 1 maart naar ons terug te sturen.

Werkgevers met Regeling (voormalig SPOV) variant D, leveren jaarlijks voor 1 april een accountsverklaring aan bij het pensioenfonds waaruit de juistheid en volledigheid van de aangeleverde gegevens blijkt. De kosten voor deze accountantsverklaring zijn voor rekening van de werkgever.

Vervolgens stellen wij een eindafrekening over de premie van het vorige jaar vast.

Wat als u de Verklaring over de gegevenslevering niet op tijd verstuurt?

Dan krijgt u een boete opgelegd. Deze bedraagt 1% per maand over de definitief vastgestelde verschuldigde premie over het afgelopen kalenderjaar. De boete wordt berekend vanaf 1 maart en afgerond op hele maanden tot en met de maand waarin wij de Verklaring over de gegevenslevering ontvangen. De boete is gemaximeerd op € 2.500 of een door het bestuur nader vast te stellen bedrag. In het uitvoeringsreglement leest u overigens meer over de verhouding tussen werkgevers en Rail & OV.

Wat gebeurt er bij ziekte en arbeidsongeschiktheid?

Tijdens ziekte van uw medewerkers hebt u een doorbetalingsverplichting. Op basis van loondoorbetalingsperiode wordt pensioenopbouw  gegeven. Vloeit uit deze ziekte een recht op een WIA uitkering voort? Stuur ons dan een kopie van de eerste beslissing van het UWV. 

Wat gebeurt er bij overlijden?

Bij overlijden van uw medewerker hoeft u niets te doen: wij krijgen dit namelijk automatisch van uw gemeente (basisregistratie personen) door. Hierna nemen wij schriftelijk contact op met de nabestaanden.